Einarbeitung im Sicherheitsdienst: Zeit im Plan schaffen
Einarbeitung im Sicherheitsdienst: So planen Sie Begleitung, besetzte Posten und den nächsten Einsatz, damit neue Wachpersonen ohne Zeitdruck starten.
01Der neue Kollege steht schon am Empfang
Um sieben beginnt der neue Kollege am Empfang. Die erfahrene Wachperson soll ihm heute das Objekt zeigen. Gleichzeitig klingelt das Telefon, zwei Besucher warten und der erste Kontrollgang steht an. Im Plan sind beide Namen eingetragen. Zeit zum Erklären hat trotzdem niemand vorgesehen. Eine Dienstplan-Vorlage für den Sicherheitsdienst sollte deshalb erkennen lassen, wer eingearbeitet wird und wer dafür tatsächlich zur Verfügung steht. In diesem Beispiel läuft der Auftrag schon lange; neu ist die Person im Team. Sie kennt den Beruf, aber weder die Wege im Gebäude noch die Absprachen mit diesem Kunden. Die Disposition plant ihren ersten begleiteten Dienst so, dass sie Fragen stellen und Aufgaben unter Anleitung kennenlernen kann, während der Empfang weiter besetzt bleibt.
02Was soll nach diesem Dienst selbstständig klappen?
Die Objektleitung möchte den Kollegen später für den morgendlichen Empfang einsetzen. Dann sollte die Einarbeitung genau diesen Dienst vorbereiten: Wo meldet er sich an, wie prüft er eine angekündigte Besucherin und wen erreicht er, wenn ihre Kontaktperson fehlt? Vor der Einteilung bespricht die Leitung mit der einweisenden Wachperson, welche Aufgaben diesmal gezeigt und geübt werden. Dabei berücksichtigt sie die bisherigen Erfahrungen des Kollegen. Wer seit Jahren an einer Pforte arbeitet, braucht andere Erklärungen als jemand ohne Empfangserfahrung. Die örtlichen Besonderheiten müssen beide kennenlernen. Ein kurzer Überblick über die vorgesehenen Aufgaben hilft der Disposition, einen passenden Termin zu finden. Er verhindert auch, dass während der Schicht wahllos alles erklärt wird, was den erfahrenen Mitarbeitenden gerade einfällt.
03Erfahrung ersetzt die Prüfung der Einsatzvoraussetzungen nicht
Der Kollege hat schon mehrere Objekte betreut. Bevor er hier Bewachungsaufgaben übernimmt, prüft der Betrieb trotzdem die Voraussetzungen für die vorgesehene Tätigkeit. § 16 BewachV nennt unter anderem Zuverlässigkeit, die erforderliche Befähigung und das vorgeschriebene Bewacherregisterverfahren samt Mitteilung beziehungsweise Bestätigung. Die Begleitung durch eine erfahrene Kraft ersetzt diese Voraussetzungen nicht. Davon getrennt stellt sich die praktische Frage, ob der Kollege dieses Objekt bereits kennt. Ein vorhandener Qualifikationsnachweis sagt ihm noch nicht, welcher Eingang morgens geöffnet wird oder wer eine abweichende Besucheranmeldung klärt. Die zuständige Leitung muss beides prüfen, bevor sie ihm Aufgaben zuweist. Der Eintrag „Einarbeitung“ im Plan ist keine Ausnahme von den Anforderungen an den Einsatz.
04Die Sicherheitshinweise gehören an den Anfang
Bevor beide den ersten Weg durch das Gebäude gehen, braucht der neue Kollege die dafür erforderlichen Sicherheitshinweise. Dazu können gesperrte Bereiche, Verkehrswege oder das Verhalten bei einem Alarm gehören. Was konkret zu erklären ist, richtet sich nach seiner Aufgabe und den Gefahren am Objekt. § 12 Arbeitsschutzgesetz verlangt eine passende Unterweisung vor Tätigkeitsaufnahme bei Einstellung oder verändertem Aufgabenbereich. Sie findet während der Arbeitszeit statt. Die Objektleitung plant sie deshalb als Teil des Dienstes ein. Der Kollege soll weder früher unbezahlt erscheinen noch erst zum Feierabend erfahren, welche Wege er nicht hätte benutzen dürfen. Die anschließende praktische Einarbeitung kann diese Hinweise aufgreifen und vertiefen. Sie verschiebt die notwendige Unterweisung aber nicht auf einen späteren Zeitpunkt.
05Wer erklärt, braucht dafür freie Zeit
Die erfahrene Wachperson kennt den Empfang gut und kann verständlich erklären. Wenn sie zugleich allein alle Anrufe, Besucher und Rundgänge bearbeiten muss, wird das Gespräch trotzdem ständig unterbrochen. Die Disposition schaut daher auf ihre tatsächlichen Aufgaben während der Begleitung. Für einen gemeinsamen Rundgang muss eine geeignete Person den weiterhin erforderlichen Empfangsdienst übernehmen. Bei einer Erklärung direkt am Tresen kann die Verteilung anders aussehen. Entscheidend ist, welche Aufgaben gleichzeitig anfallen und welche Besetzung dafür gebraucht wird. Daraus folgt keine pauschale Pflicht, jede erste Schicht vollständig doppelt zu besetzen. Umfang und Dauer der Begleitung hängen vom Objekt, den Gefahren, den Vorkenntnissen und den betrieblichen Festlegungen ab. Im Beispiel wird zusätzliche Zeit benötigt, weil die beiden den Empfang gemeinsam verlassen sollen.
06Drei Namen bedeuten nicht drei verfügbare Posten
Für Dienstag ist folgende Aufteilung vorgesehen: Eine Wachperson betreut den Empfang. Die zweite weist den neuen Kollegen ein und geht mit ihm die erlaubte Kontrollroute ab. Während dieses Rundgangs steht das Paar nicht zusätzlich für zwei andere Posten bereit. Eine Dienstplan-Vorlage für den Sicherheitsdienst sollte diesen Unterschied sichtbar machen. Neben dem Namen helfen der Zeitraum, die Aufgabe „begleitete Einarbeitung“ und die zugeordnete einweisende Person. Eine eindeutige Erläuterung verhindert, dass die Vertretung im Büro später einen der beiden für einen anderen Auftrag einplant. Der Plan muss außerdem zeigen, wer den Empfang bei einer Pause übernimmt. Der neue Kollege wird dafür nicht allein deshalb herangezogen, weil er gerade anwesend ist. Ob er eine Aufgabe bereits übernehmen kann, entscheidet die zuständige Leitung anhand seiner Voraussetzungen und der erfolgten Einweisung.
07Der Termin muss zum späteren Dienst passen
Am Dienstagvormittag sind viele Türen offen, das Kundenbüro ist erreichbar und im Foyer arbeiten mehrere Menschen. Nachts kann derselbe Ort ganz anders funktionieren. Wer später Nachtdienst übernimmt, muss die dafür geltenden Zugänge, Wege und Kontaktmöglichkeiten kennenlernen. § 9 Absatz 2 der DGUV Vorschrift 23 verlangt die Objekteinweisung zu den Zeiten, zu denen der Dienst ausgeübt wird. Eine Besichtigung am hellen Vormittag deckt einen späteren Nachteinsatz deshalb nicht pauschal ab. Für unseren Kollegen bleibt zunächst der Frühdienst vorgesehen. Soll er später auch nachts eingesetzt werden, plant die Leitung die dazu passende Einweisung gesondert. Sie trägt nicht vorsorglich alle Schichtarten als möglich ein, nur weil ein erster Termin am Objekt stattgefunden hat.
08Lassen Sie den Kollegen den nächsten Schritt erklären
Eine Besucherin ist angekommen und die erfahrene Wachperson hat den üblichen Ablauf gezeigt. Bei der nächsten passenden Gelegenheit erklärt der neue Kollege selbst, was er zuerst prüfen und wen er bei einer offenen Frage anrufen würde. So wird hörbar, ob die Erklärung verständlich war. Soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, führt er die Aufgabe unter der vereinbarten Anleitung aus. Die begleitende Wachperson bleibt dafür verfügbar und greift ein, wenn es nötig ist. Für seltene oder gefährliche Situationen genügt kein spontaner Versuch am echten System. Sie werden anhand der vorgesehenen Unterlagen und zulässigen Übungen besprochen. Niemand löst zur Einarbeitung unangekündigt einen Alarm aus. Auch eine technische Bedienung wird nur gezeigt, wenn sie zum Auftrag gehört und die erforderliche Befähigung sowie Unterweisung vorliegen.
09Wenn ein echter Vorfall die Begleitung unterbricht
Kurz nach neun braucht ein Besucher Hilfe und die erfahrene Wachperson muss ihre Erklärung abbrechen. Für diesen Moment gelten die vorgesehenen Zuständigkeiten und Meldewege. Der neue Kollege übernimmt nur Aufgaben, die ihm bereits zulässig übertragen wurden und die er ausführen kann. Anschließend besprechen beide, welche Teile der Einarbeitung ausgefallen sind. Vielleicht war die Kontrollroute vollständig erklärt, der Umgang mit einer ungeklärten Anmeldung aber noch offen. Diese Information geht vor dem nächsten Einsatz an die Objektleitung. Die Disposition kann dann zusätzliche Begleitung vorsehen oder den geplanten eigenständigen Dienst anders besetzen. Eine Schicht von sechs Stunden enthält nicht automatisch sechs Stunden Einarbeitung. Gerade an einem unruhigen Empfang lohnt es sich, den ausgefallenen Teil konkret zu benennen.
10Am Ende braucht die Disposition eine konkrete Rückmeldung
Zum Dienstende fragt die Objektleitung, welche vorgesehenen Aufgaben der Kollege unter Anleitung selbst ausgeführt hat und wo er noch Unterstützung braucht. „War alles gut“ hilft bei der nächsten Planung wenig. Verständlicher wäre: „Besucheranmeldung gemeinsam durchgeführt; telefonische Rückfrage bei fehlender Anmeldung noch nicht geübt.“ Die Rückmeldung bleibt sachlich und bei den Aufgaben. Sie enthält keine pauschalen Urteile über die Person. Erforderliche Unterweisungsnachweise führt der Betrieb nach den für ihn geltenden Vorgaben; eine freie Planungsnotiz ersetzt sie nicht. Wer nach „Dienstplan Vorlage Sicherheitsdienst“ sucht, sollte prüfen, ob sich eine noch nötige Begleitung verständlich vermerken lässt. Dazu kann im Plan stehen, dass die Objektleitung vor dem nächsten eigenständigen Einsatz noch eine Rückmeldung erwartet. Die ausführlichen Unterlagen bleiben am vorgesehenen Ablageort. Im Plan genügt die Information, die für die nächste Besetzung gebraucht wird.
11Welche Angaben in SecOffice bei der Auswahl helfen
Die Disposition öffnet das Profil des Kollegen, bevor sie seinen nächsten Einsatz plant. SecOffice führt im Mitarbeiterprofil Qualifikationen und Objektfreigaben zusammen. Hat die Objektleitung über den weiteren Einsatz entschieden, aktualisiert die dafür zuständige Person die Angaben im Profil. So kann die Disposition sie bei der Dienstplanung berücksichtigen. Ob die Einweisung für die konkrete Aufgabe ausreicht, beurteilen weiterhin die verantwortlichen Personen im Betrieb. Eine hinterlegte Objektfreigabe allein beschreibt nicht, welche Situationen während der Begleitung tatsächlich besprochen wurden. Deshalb muss die Rückmeldung zu offenen Aufgaben die zuständige Leitung erreichen. Im Beispiel kann der Kollege für einen weiteren begleiteten Frühdienst eingeplant werden, bis die noch fehlende Erklärung stattgefunden hat und die Leitung über den anschließenden Einsatz entschieden hat.
12Vor dem nächsten Dienst die offene Frage klären
Für Donnerstag war bereits ein eigenständiger Frühdienst vorgesehen. Nach der Rückmeldung vom Dienstag steht fest, dass der Kollege noch eine bestimmte Anmeldung gemeinsam durchgehen soll. Die Objektleitung vereinbart dafür einen passenden Termin mit Begleitung. Die Disposition prüft anschließend erneut, ob die Besetzung am Donnerstag so bleiben kann. Beide Wachpersonen erfahren rechtzeitig, wann sie wo erwartet werden und wer welche Aufgabe übernimmt. Falls sich die fehlende Erklärung vorher nicht nachholen lässt, organisiert die Disposition für Donnerstag eine andere geeignete Besetzung oder weitere Begleitung. Prüfen Sie beim nächsten neuen Teammitglied genau diese Verbindung: Welche Aufgabe soll die Person übernehmen, wer zeigt sie und wann erfährt die Disposition, ob noch Unterstützung nötig ist? Die Hinweise bieten praktische Orientierung; maßgeblich bleiben die konkreten Aufgaben, Gefährdungen und geltenden betrieblichen sowie rechtlichen Vorgaben.
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