Cloud-Software für Sicherheitsdienste

Berechtigungen können Planung, Personal, Berichte, Ausgabedateien, Einstellungen und den Zugriff auf das Änderungsprotokoll voneinander trennen. Weitere Administratoren lassen sich innerhalb der gebuchten Plätze einladen. Der geschützte Vollzugriff bleibt klar erkennbar. Die Rollen für Disposition, Personalverwaltung und Geschäftsführung lassen sich passend zu den jeweiligen Aufgaben unterscheiden. Vorlagen für Disposition, Personalverwaltung, Buchhaltung, Büro & Verwaltung oder Nur Lesen geben einen passenden Ausgangspunkt. So erhält jede Aufgabe die Rechte, die sie für den Arbeitsbereich braucht.

Eigene Rollen können mehrere Rechte bündeln und für Ansicht, Bearbeitung oder besondere Aktionen gelten. Dieselben Regeln gelten für Seiten, Aktionen, Schnittstellen und Exporte. Passwortlose Anmeldung, ein zusätzlicher Sicherheitscode und Gerätefreigaben schützen die Zugänge. Wichtige Änderungen, Freigaben und begründete Ausnahmen werden protokolliert, sodass der fachliche Schritt später nachvollziehbar bleibt. Rechte verändern weder gebuchte Adminplätze noch freigeschaltete Module.

Die Daten verschiedener Unternehmen werden bei jeder Datenabfrage getrennt und zusätzlich durch Zugriffsregeln in der Datenbank geschützt. Die Übertragung ist verschlüsselt. Daten, die eine App zeitweise ohne Internetverbindung benötigt, werden auch auf dem Gerät verschlüsselt gespeichert und später kontrolliert abgeglichen.

Für Datensicherung und Wiederherstellung bestehen dokumentierte Abläufe. Hosting und Verarbeitung richten sich nach den dokumentierten Anforderungen in EU und EWR sowie nach der DSGVO. Die Datenschutzprüfung kann sich damit auf konkrete Unterlagen und Schutzmaßnahmen stützen.

Bei Fragen öffnen Nutzer den KI-Assistenten direkt in SecOffice und schreiben einfach, was sie wissen möchten. Die Antwort erscheint direkt im Chat und erklärt Funktionen und Abläufe verständlich.

Grundlage dafür sind die Inhalte des SecOffice-Hilfecenters. So finden sich neue Nutzer schneller zurecht und können viele Alltagsfragen selbstständig klären.

Für die betriebliche Prüfung stehen AVV, Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis sowie Informationen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit. Ihr Unternehmen legt Rollen, Aufbewahrung und konkrete Freigaben passend zu den eigenen Abläufen fest.

GPS dient bei konkreten Ein- und Ausstempelungen der Standortprüfung. Planung, Anträge, Zeiten und Nachweise bleiben im gemeinsamen Datenstand nachvollziehbar verbunden. Eine dauerhafte Bewegungsüberwachung findet nicht statt.